Ein Drittel seiner Zeit oder mehr verbringt man wochentags in der Arbeit. Dabei kann man sich selbst verwirklichen, sich einbringen, hat Kontakt zu netten Menschen, die in die gleiche Richtung gehen und an einem Strang ziehen. Aber man stolpert hier und da auch über Aufgaben, die nicht richtig laufen, Entscheidungen, die man nicht versteht, Kollegen, mit denen man nicht auskommt oder Arbeitsbedingungen, die einem nicht liegen.
Oft reicht für diese Probleme ein offenes Ohr, kleine Unterhaltungen oder jemand, der vermittelt. Das sehe ich als Teil unserer Aufgaben und hoffe, damit mehr Lust und Laune an und für die Arbeit zu entwickeln.

Probleme und Konflikte zwischen Teammitgliedern lassen sich im Arbeitsalltag nicht immer vermeiden. Um trotzdem ein gesundes und angenehmes Arbeitsklima aufrechtzuerhalten und Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, gehört und akzeptiert zu werden, ist ein gutes Konfliktmanagement essenziell. Wir sind überzeugt, dass Probleme auf diesem Weg für alle Beteiligten zufriedenstellend gelöst werden können. In der Raumschmiede setzen wir deshalb auf den Einsatz von Vertrauenspersonen. Mit ihnen bieten wir unseren Mitarbeitenden die Möglichkeit, offen über Probleme sprechen und gemeinsam eine Lösung finden zu können.

Die Wahl unserer Vertrauenspersonen

Seit der ersten Wahl im Jahr 2020 stehen unsere Vertrauenspersonen standortübergreifend für unsere Mitarbeitenden zu Verfügung. Unser Vertrauenspersonen-Team tauscht sich auch untereinander regelmäßig aus, um Erfahrungen zu teilen und voneinander zu lernen.

Alle zwei Jahre wird neu gewählt. Nachdem die Amtszeit der bisherigen Vertrauenspersonen in der Raumschmiede im vergangenen Jahr endete, fand im November 2022 die Neuwahl statt. Für die Wahl konnten potenzielle Kandidaten vorgeschlagen werden. Unsere Mitarbeiter*innen konnten selbst antreten oder durch Empfehlungen von Kolleg*innen aufgestellt werden.

Nachdem die Kandidaten gefunden waren, wurde die Wahl anonym durchgeführt. Heute ist die Wahl abgeschlossen und unser Team Vertrauenspersonen besteht aus fünf Mitarbeiter*innen - sowohl wiedergewählten, als auch neuen Gesichtern.

Klaus, für wie wichtig erachtest du es, dass Unternehmen Vertrauenspersonen haben?

Ich denke, jeder hatte schon einmal Probleme mit Kollegen, Vorgesetzten, Arbeitsbedingungen oder auch private Probleme, deren Umfang sich bis in die Arbeit getragen hat. Früher musste man das oft mit sich allein ausmachen, man redete mit Freunden außerhalb der Arbeit darüber oder tauschte sich auch mal mit Vertrauten in der Arbeit aus. Letzteres endete meist aber in einem einvernehmlichen Lästern über die Arbeit, Vorgesetzte oder Kolleginnen und Kollegen. Vor allem aber gab es in vielen Fällen keine Lösung und man musste sich mit den Umständen arrangieren. Unmut und Frustration waren die Folge.
Vertrauenspersonen können helfen, so eine Last abzubauen. Damit sorgen sie für eine bessere Arbeitsatmosphäre und machen den Arbeitsplatz zu einem angenehmeren Ort. Die Arbeit von Vertrauenspersonen ist aus diesem Grund für Arbeitnehmende und Arbeitgeber, die ohnehin beide ein positives Miteinander zum Ziel haben, eine wichtige Institution.

Welche Motivation treibt dich persönlich an, Vertrauensperson zu sein?

Zuhören und anderen Helfen waren schon immer zwei Eigenschaften, die mir sehr wichtig waren und sind. Nun kann ich beides auf einer anderen Ebene, genauer in der Arbeit, weiterentwickeln und auch in einem professionellen Rahmen ausleben. Dabei ist es sehr erfüllend, Kolleginnen und Kollegen zu unterstützen und Ihnen bei kleinen und großen Problemen zur Seite zu stehen, um Lösungen oder zumindest Lösungsansätze zu finden.

Wie gut lässt sich diese Rolle mit deinem “eigentlichen” Aufgabengebiet, dem Datenschutz, vereinen?

Der zeitliche Aufwand hält sich in Grenzen und beeinflusst meine anderen Aufgaben nicht. Ansonsten haben meine Tätigkeit als Datenschutzkoordinator und jene einer Vertrauensperson zwar völlig unterschiedliche Inhalte, aber letztendlich muss in beiden Bereichen sehr vertrauensvoll und belastbar gearbeitet werden. Von Vorteil ist durchaus, dass ich in meiner Rolle des „Datenschützers“ Zugang in alle Teile der Firma habe, mit Führungskräften auf Augenhöhe sprechen kann und man auf Grund der anderen Tätigkeiten ein gewisses Vertrauen genießt.

Wie anspruchsvoll findest du es, Vertrauensperson zu sein?

Als wir die Vertrauenspersonen in der Raumschmiede etabliert haben, war mir noch nicht klar, welchen Umfang diese Rolle im Unternehmen einnehmen wird. Das Gesamtbild wurde erst nach vielen Gesprächen, ersten Schulungen und Einweisungen deutlich.
Dabei wurde auch klar, dass die Rolle sehr anspruchsvoll ist. Klar sind es häufig nur Telefonate oder Gespräche und das Problem klärt sich oft nach einer Sitzung. Aber es kann durchaus auch in die Tiefe gehen und man vermittelt auf einmal zwischen Geschäftsführern, Führungskräften und Mitarbeitenden – und muss überall die richtigen Worte finden. Die richtige Vorgehensweise ist oft das Anspruchsvollste in solchen Situationen.

Fandest du dich in der Vergangenheit als Vertrauensperson schon in herausfordernden Situationen wieder?

Jede Situation ist eine neue Herausforderung, weil jeder Situation anders begegnet werden muss. Sind mehrere Personen involviert, muss man anders vorgehen als beim Führen von 1:1-Gesprächen.

Gerade bei Gesprächen “unter vier Augen” ist es wichtig, schon in den ersten Minuten festzustellen, was das Gegenüber wirklich braucht. Reicht das “Abladen” der Probleme? Wird überhaupt vom eigentlichen Problem gesprochen? Wie sieht der Gemütszustand der Person aus? Braucht man weitere Personen, um das Problem zu lösen, oder wird sogar Hilfe benötigt, die man selbst nicht leisten kann? Situativ können aber nochmal ganz andere Fragen relevant sein.
Sind mehrere Personen involviert, kann sich eine kleine Ursache zu einem großen Problem entwickeln und die Fronten sich schnell verhärten. Die Herausforderung liegt hier darin, zuzuhören, Verständnis zu entwickeln und so dem eigentlichen Problem auf den Grund zu gehen. Dieser Prozess kann deutlich aufwändiger und langwieriger sein, da sich solche Probleme oft über einen langen Zeitraum entwickeln.

Welche Tipps hast du den erstmalig gewählten Vertrauenspersonen an die Hand gegeben?

Zurückhaltend zuhören und auf Bauchgefühl und Herz hören! Die meisten Themen lassen sich zumindest über den gesunden Menschenverstand angehen. Nie Angst davor haben, selbst nach Hilfe zu fragen, wenn man nicht mehr weiterkommt.

Vielen Dank, dass du deine Erfahrungen mit uns geteilt hast, Klaus!