Unser Tenant-Umzug in der WEKO-Gruppe
Annika Dollinger - Werkstudentin
In der Raumschmiede setzen wir in der internen Kommunikation vor allem auf Transparenz. Eine hohe Bedeutung kommt hierbei Microsoft Teams zugute. Um diese öffentliche Kommunikation nach Zusammenschluss innerhalb der WEKO-Gruppe zu optimieren und die Zusammenarbeit zu fördern, wurde nach langen Überlegungen beschlossen, die Teams-Umgebungen der beiden Unternehmen Raumschmiede und WEKO zusammenzuführen. Da uns nicht bekannt war, dass ein solches Unterfangen je durchgeführt wurde, begaben wir uns hier in unbekanntes Terrain. Eine umfangreiche Vorausplanung war aus diesem Grund umso wichtiger für den Erfolg des Projektes.
Tenant (engl.) = "Mieter"
Microsoft 365 ist ein Cloud System von Microsoft. Zweck eines solchen Cloud Systems ist es, Rechenleistung zu Verfügung zu stellen. Man mietet sozusagen die Rechenleistung der Microsoft Rechenzentren. Die Daten, die dabei auf den Servern gespeichert werden, sind dem Mieter (Tenant) direkt zugeordnet, das heißt sie gehören ihm und nur er hat Zugriff. Ein Tenant kann eine Person sein, aber auch ein ganzes Unternehmen, inklusive aller Daten und Informationen, die das Unternehmen auf dem Server gespeichert hat.
Die Durchführung war in Phasen gegliedert, in denen Schritt für Schritt alle Teams umgezogen wurden. Es wurden bewusst nicht alle Teams auf einen Schlag bewegt, um den Umstieg für die Mitarbeitenden nicht zu abrupt zu gestalten und Fehler beim Umzug zu vermeiden. Ferner konnte auf diese Art und Weise Testläufe in kleineren Gruppen durchgeführt werden. Dies bedeutete aber auch, dass die Mitarbeitenden über die Zeitspanne des Umzugs hinweg in zwei Browsern und Teams Umgebungen gleichzeitig arbeiten mussten. Damit barg das Vorgehen natürlich das Risiko, die Mitarbeitenden zu verwirren und Einbußen in der Produktivität hinnehmen zu müssen. Aber bereits in der Planungsphase zeigte sich: Ein solches Unterfangen ist nicht unter Risikofreiheit umsetzbar.
Die Stufen des Umzugs
1. Testlauf mit kleinen Teams
In einem Testlauf mit zwei kleinen Teams, in denen eher wenig Aktivität stattfand, wurden erste Erkenntnisse über den Ablauf des Umzugs gewonnen und potenzielle Hürden und Schwierigkeiten identifiziert. Dieser Probelauf funktionierte gut und stimmte uns zuversichtlich für den anstehenden Umzug der größeren Teams.
2. Umzug der Führungskräfte
Im zweiten Schritt wurde das gemeinsame Team aller Führungskräfte umgezogen, um diese abzuholen und auf eventuell aufkommende Fragen der Mitarbeitenden vorzubereiten.
3. Umzug aller Mitarbeitenden
Nach dem erfolgreichen Umzug der Führungskräfte und der Klärung aller offenen Fragen nach dem zweiten Schritt wurden nun zwei größere Teams mit allen Mitarbeitenden als Mitglieder umgezogen. So wurde allen Mitarbeitenden ein Zugang zur neuen Teams-Umgebung gegeben.
4. Umzug mehrerer kleiner Teams
Der Umzug in Stufe 3 machte eine Herausforderung sichtbar: Große Teams mit einer hohen Menge an hinterlegten Dateien brauchten sehr lange, um umgezogen zu werden. Dies machte den ursprünglichen Plan, alle restlichen Teams gleichzeitig umzuziehen, zunichte, da sich unter diesen ein Team mit beachtlicher Menge an Dateien befand. So wurden nun im vierten Schritt spontan mehrere kleine Teams an zwei Terminen umgezogen, um das übrige große Team zu einem späteren Zeitpunkt schlussendlich alleine umzuziehen.
5. Umzug des großen Teams
Nachdem nun die kleineren Teams erfolgreich umgezogen waren, wurde an einem Wochenende das große Team in die neue Umgebung kopiert.
6. Umzug von Exchange und OneDrive
Als Abschluss des Zusammenzugs wurden OneDrive-Dateien und Outlook-Daten verschoben. Dies war der umfangreichste und komplizierteste Vorgang der gesamten Migration. Es mussten rund 500 Postfächer, Verteiler und Shared Mailboxes des alten Tenants auf die neue Instanz gebracht werden. Dies geschah wieder in verschiedenen Phasen. Der Umzug war aufgrund der produktiven Infrastruktur (SHOPs) sehr heikel.
Phase 1: Den Mailflow schnellstmöglich wieder herstellen.
Phase 2: Die alten Kalendereinträge von der alten Umgebung migrieren.
Phase 3: Die alten E-Mails aus der alten Umgebung migrieren. Hier wurden im Vorgang alle Mitarbeitenden dazu aufgefordert, ihren persönlichen OneDrive-Speicher durchzusehen und Dateien zu löschen oder zu verschieben. In diesem Schritt wurde die alte E-Mail-Adresse mit der neuen zusammengelegt, was dazu führt, dass Mitarbeitende der Raumschmiede die E-Mail-Adresse der Raumschmiede in der neuen Umgebung weiterhin nutzen können.
Unsere Learnings
Im Zuge dieses Umzugs haben wir einige Erkenntnisse hinzugewonnen, die bei der Planung und Umsetzung einer solchen Zusammenlegung hilfreich sein können und wir daher im Folgenden teilen möchten:
Der Umzug von Teams mit vielen Dateien kann mehrere Stunden benötigen.
Hyperlinks gehen kaputt und funktionieren nach dem Umzug nicht mehr.
Planner, die außerhalb von Teams erstellt wurden und dann nachträglich eingehängt wurden, können nicht mit umgezogen werden.
In der Übertragung von Dateien kann es zu Fehlern kommen. Diese müssen deshalb auf Vollständigkeit überprüft werden.
Gäste müssen neu in die entsprechenden Teams eingeladen werden.
Ein Umzug in vielen kleinen Schritten macht mehr Sinn, als alles auf einen Schlag umzuziehen.
Die Mitarbeitenden sind nicht überfordert, wenn sie vorübergehend parallel in zwei Browsern arbeiten müssen (vorausgesetzt, sie erhalten dabei die nötige Unterstützung).
Der Umzug kann für Externe zu Verwirrung führen (Einladungen an welche E-Mail-Adresse, Arbeit in welcher Teams Umgebung?).
Nach Umzug der Kalenderdateien kann an Terminen von MS Teams aus nicht mehr teilgenommen werden. Sie müssen daher neu eingeladen werden.
Das ganze Vorhaben des Umzugs hat uns gezeigt, wie wichtig es ist, Schritte vorwärtszugehen, auch wenn man nicht alle Ungewissheit aus dem Weg räumen kann. Transparente Kommunikation und das Zusammengehörigkeitsgefühl der Mitarbeitenden ist uns in der Raumschmiede so wichtig, dass es uns das Risiko wert war, den Umzug durchzuziehen, wenngleich nicht alle Informationen über die Auswirkungen im Voraus bekannt waren. Wir sind diesen Schritt vorwärtsgegangen und konnten gemeinsam einiges dazulernen und an der Herausforderung wachsen.